Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document commercial qui établit une transaction commerciale entre un vendeur et un acheteur. Elle décrit les biens ou services fournis, ainsi que leur quantité et leur coût, et fournit des informations sur les parties impliquées dans la transaction.
La facture est généralement utilisée pour déclencher le paiement des biens ou services fournis, et elle peut servir de preuve de transaction pour les deux parties.
Les factures peuvent être émises par les entreprises pour des transactions avec des clients ou des fournisseurs, ou pour des transactions internes entre des départements d'une même entreprise.
La facturation obligatoire sur le marché professionnel
En général, la facturation est obligatoire dans les transactions entre professionnels, conformément aux réglementations fiscales en vigueur.
Les entreprises ont l'obligation de fournir une facture à leurs clients professionnels pour les biens ou services fournis et de conserver des copies pour leur propre comptabilité et pour fournir des preuves de transaction si nécessaire.
Les obligations de facturation peuvent varier selon les pays et les réglementations en vigueur, il est donc important de se renseigner sur les réglementations fiscales applicables dans votre pays ou votre région pour connaître vos obligations en matière de facturation.
La facturation entre un professionnel et un particulier
En France, les obligations de facturation pour les transactions entre professionnels et particuliers varient en fonction de la nature de la transaction. En général, les entreprises ne sont pas tenues de fournir une facture aux particuliers, sauf dans les cas suivants :
Les activités réglementées : pour certaines activités réglementées telles que les services à la personne, les travaux de construction ou les réparations de voiture, une facture est obligatoire.
Les paiements en espèces : lorsque le paiement est effectué en espèces, les entreprises doivent fournir un justificatif de paiement, qui peut prendre la forme d'un reçu de caisse ou d'un ticket de caisse.
Pour les prestations de services réalisées pour des particuliers : En ce qui concerne les prestations de services réalisées pour des particuliers, les entreprises ont des obligations de facturation spécifiques.
Voici quelques informations générales sur les obligations de facturation en France pour les prestations de services réalisées pour des particuliers :
- Pour les prestations de services, une facture n'est pas obligatoire sauf si le montant de la prestation est supérieur à 25 euros TTC.
- Lorsque la facture est émise, elle doit comporter certaines mentions obligatoires, telles que le nom et l'adresse de l'entreprise, le nom et l'adresse du client, la date de la prestation de service, la description détaillée de la prestation de service fournie, le montant hors taxes et toutes les taxes applicables.
- Les entreprises doivent également remettre une attestation fiscale au client, qui récapitule le montant des sommes payées et la TVA facturée.
- Les entreprises doivent conserver des copies des factures émises et reçues pendant au moins 6 ans pour pouvoir répondre aux demandes des autorités fiscales.
Le formalisme obligatoire d'une facture
En France, une facture doit comporter certaines mentions obligatoires, sous peine d'amende en cas de manquement. Voici les principales mentions obligatoires sur une facture :
- La date d'émission de la facture ;
- Le numéro de la facture ;
- Les coordonnées complètes de l'entreprise émettrice de la facture (nom, adresse, numéro de TVA intracommunautaire) ;
- Les coordonnées complètes du client destinataire de la facture (nom, adresse) ;
- La description détaillée des biens ou services fournis ;
- La quantité et le prix unitaire hors taxes des biens ou services fournis ;
- Le taux et le montant de la TVA appliquée, ainsi que le montant total TTC de la facture ;
- Les modalités de paiement (date d'échéance, mode de paiement) ;
- La référence à l'obligation légale de mentionner la TVA.
Il est important de noter que ces mentions obligatoires peuvent varier en fonction des réglementations fiscales en vigueur. Il est donc recommandé de se renseigner sur les réglementations fiscales en vigueur dans votre pays ou votre région pour savoir quelles sont les mentions obligatoires sur une facture.
Les cas particuliers
En plus des mentions obligatoires, il existe également des cas particuliers où des informations supplémentaires peuvent être requises sur une facture. Voici quelques exemples :
Les factures d'acompte :
Si un acompte est versé avant la livraison des biens ou la prestation de services, une facture d'acompte doit être émise. Elle doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu'une facture normale, ainsi que la mention "acompte" et le montant versé.
Les factures de régularisation :
Si le montant final à payer diffère du montant facturé initialement (par exemple en raison de remises ou d'erreurs de facturation), une facture de régularisation doit être émise. Elle doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu'une facture normale, ainsi que la mention "facture de régularisation" et les explications pour la différence de montant.
Les factures d'exportation :
Si les biens ou services sont exportés hors de l'Union européenne, des informations supplémentaires peuvent être requises sur la facture, telles que la destination des biens, le mode de transport utilisé et le numéro de la déclaration d'exportation.
Les factures simplifiées :
Pour les transactions de faible valeur, une facture simplifiée peut être émise au lieu d'une facture normale. Elle doit comporter certaines mentions obligatoires simplifiées, telles que le nom et l'adresse de l'entreprise, le montant total TTC et le taux de TVA.
Les factures d'achat à l'étranger :
Si une entreprise achète des biens ou des services à l'étranger, des informations supplémentaires peuvent être requises sur la facture, telles que le numéro de TVA intracommunautaire de l'entreprise étrangère et le numéro de la commande.
Les factures d'importation :
Si des biens ou des services sont importés dans l'Union européenne, des informations supplémentaires peuvent être requises sur la facture, telles que le numéro de déclaration en douane, le code tarifaire et la valeur en douane des biens importés.
Les factures de sous-traitance :
Si une entreprise sous-traite une partie de son activité à une autre entreprise, des informations supplémentaires peuvent être requises sur la facture, telles que la description détaillée de la prestation de services sous-traitée et le montant facturé pour cette prestation.
Les factures de travaux :
Si une entreprise réalise des travaux de construction ou de rénovation, des informations supplémentaires peuvent être requises sur la facture, telles que la description détaillée des travaux réalisés, la durée des travaux et le montant facturé par étape.
Les factures avec acomptes provisionnels :
Si un paiement est effectué en plusieurs fois, des acomptes provisionnels peuvent être demandés à chaque étape. Dans ce cas, une facture doit être émise pour chaque acompte, comportant les mêmes mentions obligatoires qu'une facture normale ainsi que la mention "acompte provisionnel".
Les factures rectificatives :
Si une erreur est commise sur une facture déjà émise, une facture rectificative doit être émise pour la corriger. Cette facture doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu'une facture normale, ainsi que la mention "facture rectificative" et les explications pour la correction.
Les factures récapitulatives :
Si plusieurs opérations de vente ou de prestation de services ont été effectuées pour le même client sur une période donnée, une facture récapitulative peut être émise au lieu de plusieurs factures individuelles. Cette facture doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu'une facture normale, ainsi que les détails de chaque opération.
Les factures d'avoir :
Si une entreprise doit rembourser tout ou partie du montant facturé, une facture d'avoir doit être émise pour documenter le remboursement. Cette facture doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu'une facture normale, ainsi que la mention "facture d'avoir" et le montant remboursé.
Facture électronique
En France, les factures émises par voie électronique sont admises depuis 2003 et ont la même valeur juridique que les factures papier, à condition que leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité soient garanties.
Pour cela, la facture électronique doit être émise et reçue dans des conditions garantissant son authenticité, son intégrité et sa lisibilité, notamment par l'utilisation d'une signature électronique, d'un certificat de sécurité ou d'un dispositif de scellement électronique.
En outre, les factures électroniques doivent être conservées pendant une durée de 6 ans dans des conditions garantissant leur intégrité et leur lisibilité, et être disponibles sur demande des autorités fiscales lors d'un contrôle fiscal.
Il est important de noter que la facture électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires qu'une facture papier, notamment les coordonnées de l'entreprise émettrice et du client, la description détaillée des biens ou services fournis, le montant hors taxes, le taux et le montant de la TVA, les modalités de paiement, ainsi qu'une référence à l'obligation légale de mentionner la TVA.
Conservation
En France (article A102 B-2 du livre des procédures fiscales), les entreprises sont tenues de conserver toutes les factures émises et reçues ainsi que tous les justificatifs de paiement pendant une durée de 6 ans. Cette obligation de conservation s'applique à toutes les factures, qu'elles soient papier ou électroniques.
Il est important de noter que le délai de conservation de 6 ans commence à courir à partir de la fin de l'année civile au cours de laquelle la facture a été émise ou reçue. Par exemple, une facture datée du 15 juillet 2023 doit être conservée jusqu'au 31 décembre 2029.
Les autorités fiscales peuvent demander à consulter les factures et les justificatifs de paiement conservés en cas de contrôle fiscal. Il est donc recommandé de conserver ces documents dans un endroit sûr et accessible.
En cas de perte ou de destruction des factures, l'entreprise peut demander une copie à son fournisseur ou émettre une attestation sur l'honneur pour justifier de la transaction en cas de contrôle fiscal. Cependant, il est préférable de conserver les factures originales pour éviter tout litige ou difficulté lors d'un contrôle fiscal.
Réglementation
Liens utiles pour comprendre les factures
Modèle de facture à adresser à un client professionnel
